XRechnung an eine Behörde oder Kommune senden

Wer für Bund, Länder oder Kommunen arbeitet, muss die Rechnung meist als XRechnung einreichen. Eine PDF per E-Mail wird oft abgelehnt. So geht es Schritt für Schritt.

1. Leitweg-ID erfragen

Die Leitweg-ID sagt dem Rechnungsportal, welche Stelle die Rechnung bekommt. Sie steht meist in der Bestellung oder im Auftrag, sonst fragen Sie Ihren Ansprechpartner. Ohne sie wird die Rechnung abgelehnt (Fehler BR-DE-15).

2. XRechnung erstellen

Eine XRechnung braucht neben den üblichen Rechnungsangaben unter anderem:

• Leitweg-ID (Käuferreferenz)
• Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail (BR-DE-2)
• Zahlungsangaben mit IBAN (BR-DE-1)
• E-Mail-Adresse des Auftraggebers

In unserem Rechnungsformular haken Sie „Zusätzlich XRechnung“ an. Es prüft die Datei mit den offiziellen KoSIT-Regeln, bevor Sie sie herunterladen.

3. Über das richtige Portal einreichen

Behörden nehmen XRechnungen meist über ein Rechnungseingangsportal an: für den Bund z. B. die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder OZG-RE, viele Länder und Kommunen haben eigene Portale oder E-Mail-Adressen. Welcher Weg gilt, steht in der Bestellung oder erfahren Sie beim Auftraggeber. Für die Portale ist meist eine einmalige Registrierung nötig.

4. Wenn die Rechnung abgelehnt wird

Das Portal nennt einen oder mehrere Fehlercodes. Die häufigsten erklären wir einzeln: XRechnung-Fehlercodes. Rechnung korrigieren, neu erzeugen und erneut einreichen.

Weitere Ratgeber

• XRechnung öffnen und als PDF speichern
• ZUGFeRD oder XRechnung: Was brauche ich?
• E-Rechnung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 2026-11-05.